Instruktionerna på den här sidan gäller för Word-applikationen i Microsoft 365-paketet (skrivbordsversion 2308). Om du använder Word i en webbläsare eller via Teams kan funktionernas namn variera något. Webbläsar-, Teams- och mobilversionen kan också sakna funktioner som finns tillgänglig i skrivbordsapplikationen. Använd formatmallar Gör upp en tydlig struktur för dokumentet och skriv på ett begrepligt sätt Så här markerar du dokumentets strukturer Ge länkarna ett beskrivande namn Skriv en alternativ text för bilderna Säkerställ ett tydligt utseende Säkerställ att kontrasten mellan text och bakgrund är tillräckligt Ange dokumentets språk Slutför dokumentegenskaperna Granska slutligen ditt dokument Ge också filen ett bra namn En tillgänglig Word-fil blir en tillgänglig pdf-fil Använd formatmallar Ett dokument är uppdelat i olika avsnitt som gör det lättare att förstå och läsa. I allmänhet får de olika avsnitten ett eget utseende. Det är väldigt viktigt att utseendet görs i Word-dokumentet med hjälp av formatmallar. Endast i dokument som tagits fram med hjälp av formatmallar överförs information om dokumentets struktur till en läsare som använder hjälpmedel, till exempel en skärmläsare,. Med hjälp av formatmallarna förmedlar hjälpmedlet information om till exempel rubriken och låter skärmläsaranvändaren flytta runt mellan strukturerna. Det är också effektivt att använda formatmallar i ett dokument, eftersom du genom att ändra formatinställningarna kan redigera alla komponenter som är markerade med samma format på en gång. Skriv ditt dokument och markera dess strukturer, rubriker, stycken, listor osv. med hjälp av formatmallarna i Word. Fokusera på en korrekt markerad struktur. Slutför dokumentets utseende i slutet när texten är klar. Om du har en färdig dokumentmall med verifierad tillgänglighet, använd den. Du kan ändra formatmallarnas utseende så här: På fliken Start väljer du önskat format i Format-menyn (till exempel Rubrik 1) och klickar på musens andra tangent (det vill säga högerklickar). Välj Ändra… Nu öppnas Ändra formatmall-fönstret. I det här fönstret kan du göra vissa ändringar (till exempel i teckensnittets utseende). Du hittar fler alternativ när du trycker på Formatering-knappen längst ned till vänster i fönstret. Välj teckensnittet, stycket eller en annan egenskap i listan som öppnas som du vill definiera utseendet på. Ställ in de önskade egenskaperna, till exempel avståndet efter ett stycke, till 12 pt. När du är klar trycker du på OK för att godkänna ändringarna. Gör upp en tydlig struktur för dokumentet och skriv på ett begripligt sätt En tydlig och logisk struktur är avgörande för att förstå dokumentet. Bestäm hur du delar upp din text i avsnitt och hurdana rubriker avsnitten ska ha. Använd beskrivande rubriker. Beskrivande rubriker är sådana som ger dig en fullständig bild av dokumentets innehåll när du läser dem. Meningsrubrikerna gör det lättare att förstå, så använd dem när det är möjligt. Jämför till exempel rubrikerna Så här markerar du dokumentets strukturer och Dokumentets strukturer. Förutom en tydlig struktur är det viktigt att språket är begripligt. Varje läsare drar nytta av att texten i ett dokument förstås lätt och snabbt. Det är särskilt viktigt för dem som har svårt att förstå språket. Ett tydligt allmänspråk hjälper personer som har läs- och skrivsvårigheter, inlärningssvårigheter, en minnessjukdom eller som inte kan språket så bra. Undvik komplexa satsbyggnader och besvärliga termer. Om du använder främmande termer, förklara dem. Om möjligt, be någon annan läsa din text innan du publicerar den eller läs texten högt för dig själv. När du läser högt märker du satsbyggnader som är svåra. För mer information om tydligt och lättläst språk, se avsnittet Tydligt språk. Så här markerar du dokumentets strukturer Använd lämpliga rubriknivåer Markera alla rubriker med hjälp av formatmallar och i logisk ordning. Ett Word-dokument borde ha minst en rubrik på översta nivån (dispositionsnivå 1). Det är lättast att säkerställa att du använder rätt rubrikhierarki när du använder de inbyggda rubrikformaten i Word och vid behov ändrar deras utseende. Välj Rubrik 1 som formatmall för huvudrubriken och Rubrik 2 som formatmall för mellanrubrikerna. Om det finns rubriker på lägre nivå under mellanrubrikerna, kan du använda formatmall Rubrik 3 för dem. Vid behov kan du använda rubriker på även lägre nivåer (4–6). Om du producerar ett långt dokument i Word och använder numrerade rubriker, är det en bra idé att använda rubriknivå 1 för kapitlens rubriker, rubriknivå 2 för mellanrubriker, och rubriknivå 3 för rubrikerna under mellanrubrikerna. Då kan rubrikerna numreras automatiskt och det är lätt att ta fram innehållsförteckningen. Observera att rubriknivåerna används på ett annat sätt i dokument än på webbsidor. Rekommendationen är att det endast ska finnas en rubrik på översta nivå (h1) på en webbsida. Men ett dokument kan ha flera rubriker på nivå 1, till exempel som rubrik för varje kapitel. Så här markerar du rubriknivån: Skriv rubrikerna på en egen rad och skilj den från brödtexten genom att trycka på enter. Om rubriken redan är angiven ska du se till att den är på en egen rad och har ett styckebrytningsmärke i slutet av raden. Håll markören på rubrikraden. Välj sedan lämpligt rubrikformat under Formatering på Start-fliken. Du har valt formatet Rubrik 2 under Format på Start-fliken. Rubrikformatens utseende borde göra det lätt att skilja rubriknivåerna från varandra. Teckenstorleken för Rubrik 1 är större än för Rubrik 2 osv. Kontrollera rubrikstrukturen Du kan kontrollera rubrikstrukturen för hela dokumentet med hjälp av Navigeringfönstret: Öppna fliken Visa och välj Navigeringfönstret. På vänster sida ser du Navigeringfönstret och rubrikstrukturen. Rubrikerna på lägre nivå är indragna. Underrubrikens underrubriker har två indragningar. I Navigeringfönstret kan du granska alla rubriker i dokumentet. I Navigering-fönstret kan du ändra rubriknivåerna. Observera dock att en rubriknivå endast kan ändras en nivå upp eller ner. Man kan alltså inte hoppa över rubriknivåer. Du kan markera delar i brödtexten genom fetformatera dem Markera hela brödtexten i samma format. Om du vill markera någon del av texten, använd fetstil istället för kursiv stil . Det är svårare att läsa kursiv stil än fetformaterad text. Kursiv stil kan särskilt användas om dess användning är etablerat i branschen, till exempel när man skriver namn på böcker. Använd inte understrykning för att markera, eftersom understruken text lätt tolkas som en länk. Om du använder färger för att markera, kom ihåg att personer som är färgblinda kan ha svårt att skilja på färgerna. Undvik särskilt att använda rött och grönt samtidigt för att markera. Tänk också på att personer med synnedsättning som använder ett skärmläsarprogram för läsning kanske inte alls kan upptäcka färger. Säg de viktiga sakerna tydligt och med ord! Förlita dig inte på att läsaren märker en markering som endast angetts med färg. Välj en lämlig lista Det är bra att beskriva olika faser eller ge instruktioner med hjälp av listor. Använd listformaten i Word för att markera listor. Om punkterna i listan inte har en tydlig ordning, använd ett icke-numrerat listformat. Välj ett punktformat som är lätt att upptäcka. En svart punkt är ett bra val. Om du använder en numrerad lista, använd helst arabiska siffror: 1, 2, 3, osv. Romerska siffror I, II, III, osv. är besvärliga eftersom skärmläsarna kan läsa dem som bokstäver “ii”, “ii-ii” och “ii-ii-ii”. Välj listformat i Stycke-menyn på Start-fliken eller skapa ett eget listformat enligt brödtextens format. Se till att listan skiljer sig från resten av texten så att avståndet före och efter listan är minst lika stort som mellan styckena i brödtexten. Undvik flera listor inuti varandra. Gör tabellerna i Word Gör tabellerna med hjälp av kommandon Infoga tabell. Använd inte en bild av tabellen eftersom hjälpmedlen inte kan tolka bilden. Skapa en rubrikrad för tabellerna och säkerställ att innehållet i cellerna i tabellerna kan läsas i en rimlig ordning. När du har skapat tabellen markerar du den översta raden i tabellen som rubrikrad på följande sätt: Flytta markören till den översta raden i tabellen så att tabellverktygen blir synliga på kommandoraden i Word. Välj Layout i Verktyg för tabellen och välj ännu Upprepa rubrikrader. Då upprepas tabellens rubrikrad fastän tabellen löper över flera sidor. Om tabellen delar sig på flera sidor ska du blockera att enskilda rader i tabellen fördelas på två sidor. Välj hela tabellen, högerklicka och välj Tabellegenskaper… Gå till fliken Rad och avmarkera kryssrutan Dela rad över sidbrytning. Tryck på OK. Det är lättare att läsa tabellen när innehållet i en tabellrad inte finns på två olika sidor. Se till att tabellerna är tydliga och har en enkel struktur. Om tabellen är komplex eller har flera rubrikrader är det svårt att säkerställa tillgängligheten. Tabellen kan innehålla sammanfogade celler, men Hjälpmedelscentrets kontroll varnar om dem. Använd inte tabeller för textlayout. Om du vill dela in din text i staplar bör du formatera staplarna med hjälp av Stapel-funktionen i Layout-menyn. När det gäller tillgänglighet avser besvärliga strukturer Det finns vissa strukturer i Word-dokument som är svåra för skärmläsarnas användare. Dessa strukturer inkluderar sidhuvuden och sidfötter, textrutor och flytande bilder. Ofta upptäcker skärmläsarna inte sidhuvudet och sidfötter, textrutor eller flytande bilder, och rapporterar dem därmed inte till användarna. Om man vill upprepa samma saker på varje sida i dokumentet kan man använda sidhuvuden och sidfötter. Men viktig information ska också inkluderas i brödtexten. Om till exempel organisationens kontaktinformation finns i sidfoten ska du även inkludera den i brödtexten så att den som använder skärmläsare får kontaktinformationen. Observera att du kan justera utseendet på stycken i Word på många olika sätt. Om du vill ha en ram runt ett stycke för att framhäva texten behöver du inte en textruta. I Start-flikens dialogruteikon Stycke kan du bland annat välja Yttre kantlinjer i Kantlinjer-menyn. Genom att ändra indragningarna i ett stycke kan du till exempel formatera en textruta mitt på sidan. Ge länkarna ett beskrivande namn Om din text innehåller länkar till exempel till en webbsida, se till att länktexten är understruken och helst i en annan färg än brödtexten. I Word är standardfärgen för länkar blå. Läsarna vet att understrukna och blåa texter är länkar. Om du skriver en webbadress eller en del av den i ditt dokument, stryker Word automatiskt under adressen och ändrar den till blå, du behöver inte ändra utseendet på länken. Webbadresser är dock ofta långa och svåra att läsa, särskilt om de innehåller betydelselösa kombinationer av siffror och bokstäver. Ändra länktexten till förståelig text, till exempel: På Tillgänglighetsbiblioteket Celias sidor finns mer information om tjänster och aktiviteter för personer med lässvårigheter. Håll muspekaren över länken och högerklicka. Välj Redigera hyperlänk… Skriv en beskrivande länktext i Text som ska visas. Kontrollera också att den rätta webbadressen finns under Adress. I fönstret Infoga länk kan du redigera länktexten Skärmläsarna läser texten i den synliga länken, men informerar också användaren om att det är en länk. Om dokumentet är avsett att skrivas ut bör du observera att länkarna inte fungerar på utskriften. Det lönar sig ofta att även skriva ut webbadressen. Långa och besvärliga adresser kan placeras i sidfoten, så att de inte stör läsaren mitt i brödtexten. Om adressen är väldigt tydlig kan den lämnas i texten som den är. Till exempel: ”Regionförvaltningsverkets webbsida www.tillganglighetskrav.fi innehåller anvisningar om hur tillgänglighetskraven uppfylls.” Skriv en alternativ text för bilderna I ett tillgängligt dokument anges informationen i bilderna i texten, bildtexten eller som alternativtext. Det viktigaste är att en läsare som inte ser bilden får samma information som en läsare som ser bilden. Skärmläsarna meddelar användaren att dokumentet innehåller en bild. Om bilden inte har någon alternativtext kan en synskadad person inte veta vad hen inte ser. Undvik bilder som innehåller text. Skriv hellre texten som finns i bilden i brödtexten. Om informationen i bilden redan finns i texten kan detta anges i alternativtexten för bilden. Till exempel: ”Diagram över Celias kunder. Kundevolymerna rapporteras i texten ovan.” När du skriver en alternativtext, tänk på vilken information du saknar om du inte ser bilden. Fokusera på vad som är viktigt i alternativtexten, gör inte en lång förklaring i onödan. Alternativtexten måste passa ihop med resten av dokumentet. Använd alltså inte främmande ord eller termer. Så här lägger du till en alternativtext till en bild I ett Word-dokument ges en alternativtext till en bild enligt följande: Flytta markören över bilden och högerklicka. Välj Visa alternativtext… för att öppna Alternativtext-fönstret. Skriv kortfattat in relevant innehåll i bilden. Om bilden endast är dekorativ eller bildtexten innehåller all relevant information, kan du markera bilden som dekorativ. Alternativtext-fönstret där man gör en beskrivning bilden eller markerar bilden som dekorativ. Om du är ansluten till ett nät erbjuder Word som standard knappen: Generera alternativtext åt mig. Beskrivningen som produceras av artificiell intelligens motsvarar dock inte alternativtexten som författaren genererar. Det lönar sig att inaktivera valet Generera alternativtext automatiskt åt mig i punkten Hjälpmedel i Word-alternativ. På så sätt kan Word inte obemärkt generera alternativtext av dålig kvalitet för bilderna i ditt dokument. Bildtexten kan räcka för att beskriva bilden Om en bild har en bildtext ska du inte upprepa bildtexten i alternativtexten i onödan, utan istället fundera på hur bildtexten och alternativtexten fungerar tillsammans och hurdan uppfattning man får av dem tillsammans. Ibland räcker det med en bildtext och det behövs ingen alternativtext. Till exempel, om bildtexten innehåller namnet på personen i bilden, räcker det att bildtexten berättar vem som finns i bilden. Observera att skärmläsaren läser alternativtexten där bilden finns. Om bildtexten är under bilden läser skärmläsaren bildens alternativtext först och sedan bildtexten. Bildernas alternativtexter beskrivs mer i detalj i avsnittet Bilders alternativtexter. Säkerställ ett tydligt utseende Med hjälp av dessa rekommendationer är textens utseende lättläst. Observera att detta är rekommendationer inte WCAG-krav som lagen om digitala tjänster kräver. Detta innebär att även om vi rekommenderar sans serif-teckensnitt är det inte förbjudet att använda serif-teckensnitt. Använd ett lättläst teckensnitt.Sans serif-teckensnitt såsom Verdana, Tahoma, Trebuchet, eller Arial anses ofta vara lätta att läsa i webbinnehåll. Serif-teckensnitt, såsom Times New Roman, används mer i tryckta texter. Det viktigaste är teckensnittets läsbarhet. Det finns inga tydliga krav på att man ska använda ett specifikt teckensnitt. Välj ett teckensnitt där bokstäverna och siffrorna skiljer sig från varandra. Fäst uppmärksamhet på hur bokstäver och siffror som är nära varandra skiljer sig åt i det teckensnitt du valt. Jämför till exempel bokstaven gemena l [ell] och versalen I [i] med versalen O och siffran 0 [noll]. Till exempel Lato: I – l, O – 0.Verdana: I – l, O – 0.Times New Roman: I – l, O – 0. Använd ett tillräckligt stort teckensnitt. Välj en teckenstorlek på 11 eller 12 pt eller mer. (Beroende på teckensnittet måste storleken kanske vara större.) Justera texten till vänster marginal. Du kan använda avstavning. Observera att i text som är justerad till båda marginalerna är mellanrummen mellan orden i texten ofta ojämn, vilket kan göra att den är svår att läsa. Ställ in ett glest avstånd mellan textraderna. Använd åtminstone radavståndet 1,2, gärna ett något större avstånd. Ställ in ett lite större avstånd mellan styckena i brödtexten än mellan raderna. Ett större avstånd mellan styckena indikerar när ett nytt stycke börjar. Använd inte två styckebrytningsmärken mellan stycken i brödtexten. När det finns tillräckligt med utrymme mellan styckena behöver man endast ett styckebrytningsmärke i slutet av stycket.Observera! Om texten innehåller listor, se till att avståndet mellan styckena i listan och i brödtexten är minst lika långt som mellan styckena i brödtexten. Definiera även tydliga avstånd mellan brödtexten och rubrikerna. Det lönar sig att ställa in avståndet före och efter en rubrik i rubrikformaten. Säkerställ att kontrasten mellan text och bakgrund är tillräcklig Word-dokument har vanligtvis svart text på en vit bakgrund. Förhållandet mellan svart och vitt är maximalt. Om du använder andra färger i texten eller bakgrunden, se till att kontrasten mellan bakgrunden och texten är tillräckligt hög. Om bakgrunden är vit eller ljus ska texten vara så mörk att man ser den. Till exempel gul text på vit bakgrund är en dålig kombination. Om du använder en mörk botten och ljus text, se också till att teckenstorleken är tillräckligt stor så att texten säkert framträder.Mer information om färgkontrasten mellan text och bakgrund. Ange dokumentets språk Standardspråket för ett Word-dokument är det primära språket för innehållsproduktion i Office. I allmänhet är det också standardspråket för granskning av texten. Du kan kontrollera språket för produktion av innehåll på: Granska-menyn > Språk > Språkinställningar. Om språket för innehållsproduktion i Office och redigeringsspråket (Granska-menyn, Språk > Ange redigeringsspråk) är desamma ska endast avsnitt på främmande språk markeras i dokumentet. Om till exempel ett dokument på finska innehåller ett citat på svenska, väljer du det svenskspråkiga avsnittet och ställer in rätt redigeringsspråk för det. Om Office:s språk för innehållsproduktion inte är det språk som dokumentet är skrivet på, rekommenderas att du kontrollerar språket i hela dokumentet, särskilt om Word-filen konverteras till pdf. Om exempelvis språket för innehållsproduktion är finska och dokumentet är skrivet på svenska ska redigeringsspråket för texten vara svenska, och i pdf-versionen ska man säkerställa att språket i filens egenskaper är svenska och inte finska. Slutför dokumentegenskaperna När innehållet i ditt dokument är klart, slutför du dokumentet genom att definiera dess egenskaper. Detta är särskilt viktigt om du konverterar Word-filen till pdf-format och vill säkerställa att pdf-filen är tillgänglig. Ge ditt Word-dokument en titel under Info i Arkiv-menyn. Om du har använt en befintlig dokumentmall kan titeln vara namnet på den mallen. Ange dokumentets huvudrubrik som titel. Observera att fältet har plats för ett längre namn än fältets längd. Egenskaper under Info i Arkiv-menyn. I fältet Titel skriver du namnet på dokumentet, till exempel Skapa ett tillgängligt Word-dokument. Granska slutligen ditt dokument Office-programmen har en funktion med hjälp av vilken du kan kontrollera filernas tillgänglighet. När ditt dokument är klart väljer du funktionen Kontrollera tillgänglighet i punkten med samma namn i menyn Granska. Funktionen Kontrollera tillgänglighet hjälper dig att kontrollera dokumentets tillgänglighet. Fönstret Hjälpmedel öppnas på höger sida i Word. Granskningsresultaten visar eventuella fel och varningar. Du kan korrigera felen med hjälp av listan. Word ger rekommendationer om de korrigerande åtgärderna och ger också ytterligare information om varför det är värt att göra korrigeringen och instruktioner för korrigeringen. Observera att du måste kontrollera dokumentets rubrikstruktur med hjälp av navigeringsfönstret, som också kan öppnas i Granska-menyn > Kontrollera tillgänglighet > Navigeringsfönstret. Kontrollen av tillgänglighet hittar inte alla fel och kontrollerar inte kvaliteten! Kontrollen undersöker till exempel om en bild har en alternativtext, men bedömer inte hur bra alternativtexten är. Därför är det också nödvändigt med en mänsklig kvalitetskontroll. Ge också filen ett bra namn När du sparar dina dokument ger du ett filnamn som ger dig en uppfattning om dokumentets innehåll. Använd dokumentets huvudrubrik om den inte är särskilt långt. Använd inte en förkortning som bara organisationens personal kan förstå som filnamn. Namnet ”Celia2024_01.docx” skulle till exempel inte berätta något relevant om innehållet i filen. Istället anger namnet ”Celias_Verksamhetsberättelse_2023.docx” vad filen handlar om. En tillgänglig Word-fil blir en tillgänglig pdf-fil Om du har redigerat ditt Word-dokument tillgängligt och kontrollerat dess tillgänglighet kan du konvertera det till en tillgänglig pdf-fil. Använd antingen Exportera (Skapa PDF) eller Spara som-funktionen för att skapa en pdf-fil. Välj Dokumentegenskaper och Visa taggar för dokumentstruktur när du sparar dokumentet. Användningen av en pdf-fil underlättas också när du Skapar bokmärken med hjälp av Rubriken. Alternativ-fönstret för konfigurering av information som ska inkluderas i pdf-filen Använd inte Skriv ut pdf-funktionen eftersom resultatet då inte är en tillgänglig pdf. Observera dock att om ditt dokument är komplext och till exempel innehåller sidhuvuden, sidfötter, komplexa tabeller eller textrutor eller flytande bilder, bör pdf-filens tillgänglighet ännu kontrolleras separat. Denna sida uppdaterades senast 4.8.2024.