Instruktionerna i det här avsnittet är avsedda för den svenska versionen (7.6.4) av LibreOffice. LibreOffice har också en nyare version (24). Det kan finnas små ändringar i den nya versionen. Avsnittets innehåll Använd stilar Skapa en tydlig struktur och skriv begripligt Så här markerar du dokumentets strukturer Ge länkarna ett beskrivande namn Alternativ text för bilder Kontrollera att kontrasten mellan texten och bakgrunden är tillräckligt hög Markera de språk som används i dokumentet Välj dokumentegenskaper Ge filen ett beskrivande namn Kontrollera till sist dokumentets tillgänglighet Konvertera till en tillgänglig pdf Använd stilar Dokumentet är uppdelat i olika avsnitt som gör det lättare att läsa och förstå texten. Oftast har avsnitten olika utseende. Det är viktigt att utseendet i ett Writer-dokument skapas med hjälp av stilar. Endast dokument som skapats med stilar kan förmedla dokumentets struktur korrekt till en läsare som använder hjälpmedel, såsom skärmläsare. Hjälpmedlet registrerar till exempel information om rubriknivåerna med hjälp av stilar, vilket gör det möjligt att flytta sig mellan olika strukturer i dokumentet. Så här väljer du en stil: Flytta markören till det textstycke för vilket du vill ange stilen, exempelvis en rubrik. Välj en lämplig stil från Styckeformat-listan under verktygsraden, till exempel Rubrik 2. Texten uppdateras när du klickar på stilen. Rubrik 2 väljs som styckeformat. Att använda stilar i ett dokument är också effektivt eftersom du genom att ändra inställningarna för stilen kan redigera alla delar som är markerade med samma stil på en gång. Så här ändrar du utseendet på stilar: Öppna Formatmallar-menyn och välj Redigera formatmall… I Styckeformatmall-fönstret kan du välja stilens utseende bland de olika flikarna. Namnet på stilen du vill redigera visas högst upp i fönstret, till exempel Styckeformatmall: Standardstyckeformatmall eller Styckeformatmall: Rubrik 2. Under Teckensnitt-fliken kan du välja font och storlek. På fliken Indrag och avstånd kan du ange radavstånd samt avstånd över och under ett stycke. Klicka på OK när du vill godkänna ändringarna. Notera att stilens utseende kan påverka hur du skriver dokumentet. Om det inte finns tillräckligt med utrymme efter rubriken kan du enkelt byta stycke efter rubriken. När det gäller tillgänglighet är det däremot bättre att ange tillräckligt med utrymme efter rubriken. Då visas ett stycketecken i slutet av rubriken och brödtexten börjar genast efter rubriken, utan att onödiga byten av stycken behöver läggas till. Skapa en tydlig struktur och skriv begripligt En tydlig och logisk struktur är avgörande för att förstå dokumentet. Bestäm hur du delar upp din text i avsnitt och hurdana rubriker avsnitten ska ha. Mellanrubriker gör det lättare att överblicka texten. Använd beskrivande rubriker. Beskrivande rubriker ger en helhetsbild av dokumentets innehåll. Meningsrubriker gör det lättare att förstå, så använd dem när det är möjligt. Jämför till exempel rubrikerna Så här markerar du dokumentstrukturer och Dokumentstrukturer. Förutom en tydlig struktur är det viktigt att språket är begripligt. Alla läsare drar nytta av att dokumentets språk är lätt att förstå. Det är särskilt viktigt för personer som har svårt med språkförståelse. Ett tydligt standardspråk hjälper personer som har läs- och skrivsvårigheter, inlärningssvårigheter, en minnessjukdom eller som inte kan språket så bra. Undvik invecklade meningsstrukturer och knepiga termer. Om du använder främmande termer, förklara dem. Om möjligt, be någon annan läsa din text innan du publicerar den eller läs texten högt för dig själv. När du läser högt upptäcker du svåra satsbyggnader. För mer information om tydligt och lättläst språk, se avsnittet Tydligt språk. Så här markerar du dokumentets strukturer Använd lämpliga rubriknivåer Markera alla rubriker med hjälp av formatmallar och i logisk ordning. Dokumentet borde ha minst en rubrik på översta nivå (dispositionsnivå 1). Välj Rubrik 1 som formatmall för huvudrubriken och Rubrik 2 som formatmall för mellanrubrikerna. Om det finns rubriker på lägre nivå under mellanrubrikerna, kan du använda formatmall Rubrik 3 för dem. Vid behov kan du använda rubriker på ännu lägre nivåer (4–6). LibreOffice Writers färdiga formatmallar Titel och Underrubrik är avsedda för rubriker på en eventuell omslagssida. Observera att ett dokument kan innehålla flera rubriker med stilen Rubrik 1, särskilt om det är ett långt dokument. På det här sättet skiljer sig dokument från webbsidor, där det rekommenderas att man använder endast en H1-rubrik per sida. I ett långt dokument kan till exempel styckenas rubriker ha rubriknivå 1 och styckenas mellanrubriker på första nivå rubriknivå 2 osv. Kontrollera rubrikstrukturen Du kan kontrollera rubrikstrukturen för hela dokumentet med hjälp av Navigator-fönstret. Öppna menyn Visa och välj Navigator. På vänster sida ser du Navigator-fönstret och rubrikstrukturen. Öppna Rubriker med +-knappen. Navigatorn visar alla rubriker som är markerade som rubriker. I Navigatorn kan du ändra rubrikernas dispositionsnivåer med hjälp av pilarna Höj / Sänk dispositionsnivå. Välj en lämplig lista Listor fungerar bra för att beskriva olika steg eller ge instruktioner. Använd Writers liststilar för att markera listor. Om punkterna i listan inte har en tydlig ordning, använd ett icke-numrerat listformat. Välj ett punktformat som är lätt att upptäcka. Till exempel svarta bollar är ett bra val. Om du skapar en numrerad lista, använd helst arabiska siffror: 1, 2, 3, osv. eller bokstäverna A, B, C, osv. Romerska siffror I, II, III, etc. är svåra för skärmläsare eftersom de kan läsa dem som bokstäverna “ii”, “ii-ii” och “ii-ii-ii”. Skriv in texten för första punkten och gå till nästa genom att trycka på enter. Välj punkterna genom att måla styckena. Välj inte stycketecknet i den sista punkten. Välj en lämplig lista från verktygsfältet, t.ex. en numrerad lista. Använd tabellverktyget för att skapa tabeller Skapa tabeller med funktionen Infoga tabell. Använd inte en bild av tabellen eftersom hjälpmedlen inte kan läsa bilden. När du har skapat en tabell ska du ändra tabellegenskaperna. Du kan förhindra att tabellen delas över sidor genom att välja det i tabellegenskaper. Om du vill tillåta att tabellen delas över sidor, tillåt ändå inte radbrytning i slutet av sidor och kolumner. Tabellen är lättare att läsa när raden inte är uppdelad på två sidor. Välj Upprepa rubrik under egenskaper för att säkerställa att rubrikraden upprepar sig på följande sida om tabellen delas upp på flera sidor. I fliken Textflöde i tabellegenskaperna kan du ange hur tabellen ska se ut om den fortsätter på flera sidor. Se till att tabellen är tydlig och enkelt utformad. Om tabellen är komplex eller har flera rubrikrader är det svårt att säkerställa tillgängligheten. Använd inte tabeller för textlayout. Om du vill dela upp texten i kolumner, använd funktionen Kolumner i Format-menyn. Delar i brödtexten kan framhävas med hjälp av fetstil Markera hela brödtexten i samma format. Om du vill framhäva någon del av texten, använd fetstil istället för kursiv stil . Det är svårare att läsa kursiv stil än fetstil. Kursiv stil kan användas enligt vedertagen praxis inom akademiska eller andra områden, till exempel kan verkens namn kursiveras. Använd inte understrykning för att markera, eftersom understruken text lätt tolkas som en länk. Om du använder färger för att markera, kom ihåg att personer som är färgblinda kan ha svårt att urskilja färgerna. Undvik särskilt att använda rött och grönt samtidigt för att indikera skillnader. Tänk också på att personer med synnedsättning som använder ett skärmläsarprogram för läsning kanske inte alls kan upptäcka färger. Förlita dig inte på att läsaren märker en framhävning som endast angetts med färg. Säg de viktiga sakerna tydligt och med ord! Knepiga strukturer med tanke på tillgänglighet Det finns vissa strukturer i Writer-dokument som är svåra för dem som använder skärmläsare. Sådana är t.ex. sidhuvud, sidfötter och formelobjekt. Skärmläsarprogrammen informerar inte nödvändigtvis läsaren om dessa strukturer eller så kan de inte förmedla innehållet i dem. Tänk dig för innan du använder sidhuvud och sidfötter. Du kan använda dem för information som inte är viktig för läsaren. Sådan information kan till exempel vara uppgifter som upprepas på varje sida, såsom organisationens kontaktuppgifter och logotyp. Då är det dock viktigt att se till att organisationens namn och kontaktuppgifter nämns i brödtexten. Observera att om du sparar en Writer-fil i pdf-format, skapas inga pdf-kodmarkeringar för sidhuvudena och sidfötterna för assisterande teknik, även om innehållet visas i pdf-versionen. Ge länkarna ett beskrivande namn Om din text innehåller länkar till exempelvis en webbsida ska du kontrollera att länktexten är understruken och helst i en annan färg än brödtexten. Writer gör automatiskt länkar blå och understrukna, vilket är ett tryggt format. Läsaren tolkar understrukna och blå texter som länkar. Länktexten ska tydligt beskriva vart länken leder. En Youtube-adress med siffror och bokstäver är till exempel svår att förstå (https://www.youtube.com/watch?v=kRmsPuch4yo), men med en beskrivande länktext förstår läsaren vart länken leder: Instruktionsvideo: Länkens syfte (RFV Tillgänglighet, Youtube) Så här ändrar du texten i en hyperlänk: Håll muspekaren över länken och högerklicka. Välj Redigera hyperlänk… Skriv en beskrivande länktext i fältet Text. Tryck på OK för att godkänna ändringen. Skärmläsare läser texten i länken, men informerar också användaren om att det är en länk. Om dokumentet är avsett att skrivas ut bör du observera att länkarna inte fungerar på utskriften. Det är ofta en bra idé att skriva ut webbadressen så att den syns. Långa och besvärliga adresser kan placeras i sidfoten, så att de inte stör läsaren mitt i brödtexten. Om adressen är väldigt tydlig kan den lämnas i texten som den är. Till exempel: ”Regionförvaltningsverkets webbsida www.tillganglighetskrav.fi innehåller anvisningar om hur tillgänglighetskraven uppfylls.” Alternativ text för bilder Den alternativa texten beskriver den relevanta informationen i bilden. Det viktigaste är att en läsare som inte ser bilden får samma information som en läsare som ser bilden. Den alternativa texten kan placeras i brödtexten eller som en separat bildtext som enbart syns för skärmläsaranvändare. I LibreOffice Writer syftar alternativ text på det senare. I Microsoft Word eller Google Docs kallas samma sak alternativ text för bild. När du har lagt till en bild i dokumentet ska du ge den en alternativ text. Håll muspekaren över bilden och högerklicka på egenskaper eller välj Bild > Egenskaper från Format-menyn. Öppna fliken Alternativ i Bild-fönstret och skriv en kort beskrivning av bilden i fältet Beskrivning. Om bilden beskrivs i brödtexten och bilden endast visualiserar texten kan du t.ex. skriva: ”Diagram över antalet kunder. Antalet anges ovan i texten.” Om det är fråga om en bild som endast är dekorativ och som inte är nödvändig för dokumentet kan du välja rutan Dekorativ. Då ska du inte skriva in någon text i fältet Beskrivning. Tänk på vilken information som uteblir om man inte ser bilden när du skriver den alternativa texten. Fokusera på det relevanta, inte färgerna eller formerna. Den alternativa texten måste passa in med resten av dokumentets text. Använd alltså samma ord och termer. Kontrollera att kontrasten mellan texten och bakgrunden är tillräckligt hög Kontrastförhållandet mellan vitt och svart är det maximala. Om du använder andra färger i texten eller bakgrunden, se till att kontrasten mellan bakgrunden och texten är tillräckligt hög. Om bakgrunden är vit eller ljus ska texten vara så mörk att man ser den. Till exempel är gul text på vit bakgrund en dålig kombination. Kontrollera att teckenstorleken är tillräckligt stor för att synas tydligt om du använder en mörk bakgrund och ljus text. Läs mer om kontrast mellan text och bakgrund. Markera de språk som används i dokumentet Så här ställer du in huvudspråket för ett dokument: Verktyg > Språk > Hela dokumentet. Om huvudspråket är svenska och det svenska dokumentet innehåller exempelvis delar på finska ska du markera språket för de delarna som finska. Om hela stycket är på finska, markera språket för hela stycket. Du kan markera språk för vilka delar som helst i texten, till exempel för en mening (Språk > Val). Välj dokumentegenskaper När innehållet i ditt dokument är färdigt, slutför du dokumentet genom att definiera dess egenskaper. Öppna Egenskaper under Arkiv-menyn. Ange en beskrivande titel (t.ex. dokumentets huvudrubrik/titel) för dokumentet i fältet Titel i fliken Beskrivning. Ge filen ett beskrivande namn När du sparar dina dokument ska du ge ett filnamn som ger en uppfattning om dokumentets innehåll. Använd dokumentets titel om den inte är för lång. Använd inte en förkortning som bara organisationens personal kan förstå. Namnet ”Celia2024_01.odt” skulle till exempel inte berätta något relevant om innehållet i filen. Däremot beskriver namnet ”Celias_verksamhetsberättelse_2023.odt” vad dokumentet handlar om. Kontrollera till sist dokumentets tillgänglighet Writer har ett mycket användbart verktyg för att kontrollera tillgängligheten (Kontroll av tillgänglighet…). Du hittar det under Verktyg-menyn. När du startar tillgänglighetskontrollen visas resultaten till höger. Du kan åtgärda problem genom att klicka på knappen Fix. Korrigera felen och gå igenom anmärkningarna för att se om där finns något som bör åtgärdas. Det kan t.ex. finnas en anmärkning om att rubrikernas dispositionsnivå inte har en logisk ordning. Tillgänglighetskontrollen upptäcker inte alla fel och granskar inte kvaliteten! Kontrollen upptäcker till exempel om en bild har en alternativ text, men bedömer inte hur bra den är. Därför är det också nödvändigt med en mänsklig kvalitetskontroll. Konvertera till en tillgänglig pdf När du har kontrollerat dokumentets tillgänglighet kan du konvertera den till en tillgänglig pfd-fil. Öppna Arkiv-menyn och välj Exportera som > Exportera som PDF… Du kan välja antingen Universal tillgänglighet (PDF/UA) eller Taggad PDF. I båda alternativen skapas en pdf-fil med kodmarkeringar för assisterande teknik, såsom skärmläsare. PDF/UA uppfyller standarden ISO 14289-1 2014. Under fliken Allmänt i PDF-alternativ kan du välja vilken pdf-versionen av dokumentet du vill ladda ned. Om du väljer PDF/UA ger programmet ett felmeddelande för sådana fel och observationer som hittades i tillgänglighetskontrollen. Kontrollera att felen har korrigerats innan du konverterar dokumentet. Om ditt dokument har komplexa tabeller är det en bra idé att separat kontrollera tillgängligheten med hjälp av ett program för pdf-granskning.