Observera att Google Docs / Dokument inte har lika stor möjlighet att skapa ett tillgängligt dokument som till exempel Microsoft Word eller LibreOffice Writer. Google Docs stöder dock skärmläsare och punkskriftsskärmar. Genom att följa instruktionerna här kommer dina Google Docs-dokument att vara så tillgängliga som möjligt. Om du vill skapa ett pdf-dokument som ska delas på webben behöver du något annat program för att skapa en tillgänglig pdf-fil. Innehållet av den här sidan: Använd stilar Skapa en tydlig struktur och skriv begripligt Så här markerar du dokumentstrukturer Namnge länkar på ett beskrivande sätt Skriv alternativ text för bilder Kontrollera att kontrasten mellan texten och bakgrunden är tillräckligt hög Markera dokumentets huvudspråk Ge filen ett beskrivande namn Kontrollera tillgängligheten Spara i andra filformat Använd stilar Det är viktigt att du använder stilar när du skapar ditt Google Docs-dokument. På så sätt får läsare som använder hjälpmedel information om dokumentets struktur. Skärmläsare anger till exempel rubriknivåerna, vilket gör det möjligt att flytta sig mellan olika strukturer i dokumentet. Välj en lämplig stil från snabbmenyn i verktygsfältet eller från Format-menyn under Styckeformat. Du kan ändra stilen genom att först göra ändringar i ett stycke och sedan välja Uppdatera [stilens namn] så att ändringen sedan gäller resten av texten. Om du till exempel lägger till avstånd efter ett textstycke kan du uppdatera samma avstånd genom att välja Format > Styckeformat > Vanlig text > Uppdatera vanlig text så att den matchar markeringen. Skapa en tydlig struktur och skriv begripligt En tydlig och logisk struktur är avgörande för att dokumentet ska kunna förstås. Bestäm hur du delar in din text och vilka rubriker de olika delarna ska ha. Använd beskrivande rubriker. Beskrivande rubriker är sådana som ger en helhetsbild av dokumentets innehåll. Meningsrubriker gör det lättare att förstå innehållet, så använd dem när det är möjligt. Jämför till exempel rubrikerna Så här markerar du dokumentstrukturer och Dokumentstrukturer. Utöver en tydlig struktur är det viktigt att språket är begripligt. Alla läsare drar nytta av att dokumentets språk är lätt att förstå. Det är särskilt viktigt för personer som har svårt med språkförståelse. Ett tydligt allmänspråk hjälper personer med läs- och skrivsvårigheter, inlärningssvårigheter, minnessjukdomar och personer som har svaga kunskaper i svenska eller finska. Undvik invecklade meningsstrukturer och knepiga termer. Om du använder främmande termer bör du förklara dem. Det är bra att be någon annan läsa din text eller att läsa din egen text högt innan du publicerar den. Högläsning gör att du märker invecklade meningsstrukturer. För mer information om tydligt och enkelt språk, se avsnittet Tydligt språk. Så här markerar du dokumentstrukturer Använd lämpliga rubriknivåer Markera alla rubriker i logisk ordning med hjälp av stilar. I ett kort dokument markerar du den första rubriken med stilen Rubrik 1. Använd stilen Rubrik 2 för underrubriker. Om underrubrikerna har lägre rubriker, använd stilen Rubrik 3 och vid behov ännu lägre stilar. Stilarna Rubrik och Underrubrik är avsedda för huvudrubriken och dess underrubriker i ett långt dokument (till exempel på en omslagssida). Observera att det får finnas flera rubriker med stilen Rubrik 1, särskilt om det är ett långt dokument. På det här sättet skiljer sig dokument från webbsidor, där det rekommenderas att man använder endast en H1-rubrik per sida. Rubrikerna i ett långt dokument ska helst ha stilen Rubrik 1 och styckenas mellanrubriker på första nivå stilen Rubrik 2, för mellanrubriker på andra nivån Rubrik 3 osv. Välj en lämplig lista Listor är bra för att beskriva olika steg eller ge instruktioner. Använd Docs liststilar för att markera listor. Använd punkttecken om listans innehåll inte har en tydlig inbördes ordning. Välj punkttecken så att tecknet är lätt att lägga märke till. Svarta bollar är ett bra val. Om du skapar en numrerad lista, använd helst arabiska siffror: 1, 2, 3, osv. eller bokstäverna A, B, C, osv. Romerska siffror I, II, III, osv. är svåra för skärmläsare eftersom de kan läsa dem som bokstäverna “ii”, “ii-ii” och “ii-ii-ii”. Undvik att ha flera listor inuti andra listor, det kan vara svårt att förstå dem för personer som använder skärmläsare. Skapa riktiga tabeller, använd inte bilder på tabeller. Du kan skapa tabeller i ett dokument genom att välja Infoga > Tabell. Se till att tabellen är tydlig och enkelt utformad. Om tabellen är invecklad eller har flera rubrikrader är det svårt att veta om den är tillgänglig. När tabellen är klar kan du ändra på tabellegenskaperna. Format > Tabell > Tabellegenskaper. Flytta markören till tabellens översta rubrikrad. I fönstret Tabellegenskaper väljer du ”Fäst radhuvud”. Du kan förhindra att raderna i tabellen delas på två sidor. Flytta markören till raderna under rubrikraden och avmarkera ”Låt raden fortsätta på nästa sida” i fönstret Tabellegenskaper. Använd inte tabellerna för textlayout. Om du vill dela upp texten i kolumner kan du göra det genom att gå till Format > Kolumner. Namnge länkar på ett beskrivande sätt Om din text innehåller länkar till exempelvis en webbsida ska du kontrollera att länktexten är understruken och helst i en annan färg än brödtexten. När du skriver en länktext gör Docs den automatiskt blå och understruken. Läsare tolkar lätt understrukna och blå texter som länkar. Länktexten ska tydligt beskriva vart länken leder. En Youtube-adress med siffror och bokstäver är till exempel svår att förstå (https://www.youtube.com/watch?v=kRmsPuch4yo), men med en beskrivande länktext förstår läsaren vart länken leder: Instruktionsvideo: Länkens syfte (RFV Tillgänglighet, Youtube) Så här redigerar du en länktext: Flytta markören till hyperlänken. Ett förhandsgranskningsfönster visas med knappen Redigera länk (bild på en penna) längst upp. Klicka på knappen. Skriv länktexten i Text-fältet så som du vill att ska visas i dokumentet. Om adressen redan är tydlig kan den lämnas i texten som den är. Till exempel: ”På RFV:s webbplats www.tillganglighetskrav.fi finns det anvisningar om iakttagande av tillgänglighetskraven.” Skriv alternativ text för bilder Bilder innehåller ofta information som är viktig för läsaren. Personer som använder skärmläsare och inte nödvändigtvis ser bilderna måste få en beskrivning av bildens relevanta information. När du har lagt till en bild i dokumentet ska du också skriva en alternativ text. Flytta markören till bilden. Öppna Bildalternativ i verktygsfältet. Gå till Alternativtext och ange en beskrivning av bilden i Beskrivning. Tänk på vilken information som uteblir om man inte kan se bilden. Fokusera på det relevanta, inte färgerna eller formerna. Den alternativa texten måste passa in med resten av dokumentets text. Använd alltså samma ord och termer. Observera att det inte går att markera en bild som dekorativ i Google Docs. Kontrollera att kontrasten mellan texten och bakgrunden är tillräckligt hög Använd maximalt kontrastförhållande mellan vitt och svart. Kontrollera att kontrasten är tillräckligt hög om du använder andra färger i texten eller bakgrunden. Om bakgrunden är vit eller ljus ska texten vara tillräckligt mörk för att lätt kunna läsas. Till exempel är en vit bakgrund och gul text en dålig kombination. Om du använder en mörk bakgrund och ljus text, kontrollera att teckenstorleken är tillräckligt stor för att synas tydligt. Läs mer om ljushetskontrast mellan text och bakgrund. Markera dokumentets huvudspråk Dokumentets huvudspråk markeras så här: Gå till Arkiv-menyn > Språk och välj rätt språk från listan. Det går tyvärr inte att ange ett annat språk för enskilda delar av dokumentet. Om dokumentet till exempel har finskspråkiga delar kan man inte markera enbart de delarna som finska. Ge filen ett beskrivande namn När du sparar dokumentet ska du ge det ett namn som beskriver dokumentets innehåll. Använd dokumentets huvudtitel om det inte är för långt. Namnge inte dokumentet med en förkortning som bara personalen i din organisation förstår. Till exempel beskriver inte ”Celia2024_01” inte det relevanta innehållet i dokumentet. Däremot beskriver ”Celias_verksamhetsberättelse_2023” vad dokumentet handlar om. Kontrollera tillgängligheten Google Docs har inte en funktion för att kontrollera dokumentets tillgänglighet. Därför behöver du själv se till att dokumentet har ett beskrivande namn (Arkiv > Byt namn) dokumentet har minst en Rubrik 1-rubrik dokumentets har en rubrikstruktur med rubriknivåer i logisk ordning bilderna i dokumentet har alternativ text lämpliga strukturer används i dokumentet: listorna är gjorda med liststilar, tabellerna är riktiga tabeller och inte bilder av tabeller kontrasten mellan texten och bakgrunden är tillräckligt hög och att texten syns tydligt. Det finns tillägg som kan laddas ner till Google Docs som kontrollerar tillgängligheten (t.ex. Grackle Docs). Spara i andra filformat Google Docs-dokument kan exporteras till bl.a. Microsoft Word-format (.docx). Tillgängligheten som skapats i Google Docs (som rubrikstrukturer eller bilder med alternativ text) hålls kvar om dokumentet exporteras till Word-format. Ett exportalternativ är epub som baserar sig på html-teknik. Epub är ett bra, tillgängligt format som särskilt lämpar sig för längre dokument, såsom böcker. Observera att epub-dokumentets tillgänglighet måste säkerställas för att dokumentet ska uppfylla definitionen EPUB Accessibility 1.0 eller 1.1. Pdf-filer som hämtats från Google Docs är inte tillgängliga. När du sparar dokumentet i pdf-format skapas inte de kodmarkeringar (taggar) som krävs för pdf-filer. Om du vill göra en tillgänglig pdf-fil av ett Google Docs-dokument måste du först exportera dokumentet till Word-format eller OpenDocument-format och sedan kontrollera tillgängligheten med verktygen i Word eller LibreOffice Writer. Kom ihåg att kontrollera bl.a. språkmarkeringarna. Därefter kan du göra en pdf-konvertering i Word eller LibreOffice Writer.