I Microsoft PowerPoint är det ganska lätt att skapa tillgängliga dokument och presentationer. Om en presentation eller andra filer som framställts med Powerpoint delas på en webbplats bör tillgängligheten tas i beaktande. Liksom andra Microsoft Office-program har Powerpoint många bra funktioner som förbättrar tillgängligheten. Det som behandlas först i det här avsnittet är Powerpoints funktioner och verktyg. Eftersom presentationsbilderna ofta delas i pdf-format på webben, behandlas även sådant som gäller konvertering av pdf-filer till sist. Det är bra att notera att om Powerpoint-presentationen är mycket invecklad och innehåller många olika element eller till exempel animationer, kan det vara svårt att säkerställa att pdf-versionen av presentationen är tillgänglig. Ge varje presentationsbild en rubrik Powerpoint har inte samma stilmeny som Word. Ge alla presentationsbilder en rubrik så att det går att navigera i presentationen även med hjälpmedel och så att pdf-kodningen av dokumentet lyckas. När du väljer bildmallar är det alltid bäst att välja en mall som har både ett rubrik- och innehållsfält eller flera innehållsfält. Texten i rubrikfältet utgör automatiskt rubriken. Vid pdf-konvertering sker kodningen då korrekt: rubriken på presentationens första bild hamnar på nivå 1, rubrikerna på de följande bilderna på nivå 2. I Powerpoint kan rubrikerna eller rubriknivåerna inte anges manuellt, utan rubrikfälten måste användas. När du väljer en ny bild för en presentation, bör du helst använda bildmallar med titelfält. Rubriker och rubrikernas namn Bildernas rubriker ska beskriva ämnet. De bör också vara unika, så att två bilder inte får exakt samma rubrik. Använd numrering om du delar innehållet under samma rubrik på flera bilder. Exempel: Bra att veta 1/3, Bra att veta 2/3 och Bra att veta 3/3. Du kan enkelt granska och ändra bildernas rubriker i dispositionsvyn (Visa → Dispositionsvy ). I Powerpoint kan du också dela upp innehållet i avsnitt. Varje avsnitt ska ha ett unik namn. Avsnittsindelningen underlättar arbetet med filen vid långa presentationer, i och med att avsnitten kan döljas i standardvyn. Avsnitt har skapats för presentationen. Ett avsnitt med namnet Hur skriver man alt-texten har stängts. Ange ett tydligt filnamn och en titel för hela presentationen Om du delar en Powerpoint-presentation för nedladdning på webben är det bäst att ge den ett identifierbart filnamn. Då kan personen som laddar ner presentationen känna igen den i ett senare skede. Dessutom måste presentationen ha en titel (title) som anges i filens egenskaper. Microsoft 365- och 2019-versionerna kan automatiskt skapa filens titel utifrån texten i titelfältet för den första bilden, men om du bearbetar en presentation utifrån en tidigare presentation kan det hända att informationen inte uppdateras. Så här kontrollerar och ändrar du en titel: Gå till Arkiv. Välj Info . I Info-fönstret finns Egenskaper. Skriv presentationens titel i titelfältet. Du kan också ge presentationen andra egenskaper, såsom kategorier. Informationen i Egenskaper sparas automatiskt, så du behöver inte spara dem separat. Ange alternativtext för bilderna Skriv en alternativtext för de bilder och andra grafiska element (t.ex. diagram eller grafer) som innehåller information. Skärmläsaren läser upp alternativtexten för bilden, och den följer också med i pdf-filer. Du kan enkelt lägga till alternativtexter i PowerPoint 2019 eller i uppdateringsversionen av 365: För muspekaren över bilden och högerklicka. Välj Visa alternativtext i menyn. Skriv en beskrivning i textfältet. Avsluta texten med en punkt. Att skriva en alternativtext i den äldre PowerPoint 2016 sker på ett något annorlunda sätt: För muspekaren över bilden. Högerklicka. Välj Formatera figur. Fönstret Formatera figur öppnas till höger. Välj Alternativtext. Skriv en kort beskrivning av bilden i fältet Beskrivning. Titelfältet kan lämnas tomt. Nya programvaruversioner låter dig också välja “Generera alternativtext åt mig” där den automatiska bildigenkänningen försöker gissa vad som finns i bilden. UNDVIK den här funktionen, eftersom beskrivningarna som den skapar inte är bra tillsvidare. Dekorationer och bakgrundsbilder Om du piggar upp din Powerpoint-presentation med dekorationer behöver du inte göra alternativtexter för dem. Då måste de ändå döljas för skärmläsare, eftersom de annars kan berätta att en bild visas men att de inte vet om bilden är viktig eller inte. Om du lägger till en dekoration ovanpå en vanlig bild kan den i programvaruversionerna 2019/365 markeras som dekoration i samma dialogruta som du gör alternativtexten. För muspekaren över bilden och högerklicka. Välj Visa alternativtext i menyn. Markera kryssrutan Markera som dekorativ. Återkommande mönster eller dekorationer kan också göras till en del av bildens bakgrund i Bakgrundsvyer. Logotyper för organisationer som återkommer i bildmallarna, element som använder organisationens varumärkesfärger eller dekorationer placeras i bakgrunden i Bakgrundsvyer. Om du vill lägga till en egen bild eller ett mönster som bakgrundsbild för en bild är även det här bra att göra i Powerpoint. För muspekaren över bakgrunden, dvs. utanför innehålls- och titelrutorna. Välj Formatera bakgrund i dialogrutan. Till höger öppnas rutan Fyllning. Välj Bild- eller strukturfyllning Lägg till önskad bild eller struktur. En bild som läggs till på detta sätt kommer att stanna kvar i bakgrunden av en bild och får ingen egen kodning i pdf-filen. Därför kan du inte lägga till alternativtexter för bakgrundsbilder: använd alltså endast dekorationer i bakgrunden! Namnge länkarna på ett beskrivande sätt I en tillgänglig fil framgår det av länkarna vart de leder. Skriv synliga texter för länkarna som beskriver vart länkarna leder. Det här är särskilt viktigt om länkens url-adress är lång eller svår att förstå. När adressen för en länk innehåller betydelselösa siffror, bokstäver eller tecken är en beskrivande text bättre. En kort länktext, som www.celia.fi, är rätt tydlig i sig, medan länktexterna för till exempel YouTube-videor vanligtvis består av betydelselösa kombinationer av bokstäver och siffror. Så här redigerar du texten för en länk: Skriv eller klistra in en länktext. Programmet identifierar antagligen texten som en länk och skapar automatiskt en hyperlänk av den. För muspekaren över texten och högerklicka. Välj Redigera länk i menyn. En dialogruta öppnas, skriv en lämplig text för länken i fältet Text som ska visas. Alternativt kan du först skriva den text som ska visas för länken och måla den. Högerklicka, välj Länk i dialogrutan och ange rätt adress för länken. Programmet identifierar de senaste objekten och länkarna som kopierats till urklipp. Kom ihåg att använda tydliga färger och kontraster Powerpoint-presentationer piggas ofta upp med bilder och färger. Kom ihåg att kontrollera kontrasten när du använder färger i antingen texten eller bakgrunden, eller när du har lagt till grafiska element i presentationen för att visualisera informationen. Med kontrast avses skillnaden i mörker mellan två olika färger. Den maximala kontrasten mellan svart och vitt är 1:21, eller att svart är 21 gånger mörkare än vitt. I tillgänglighetskraven är den minsta kontrasten 4,5:1 för text och 3:1 för stor text och grafiska element. Mer information: Färger och kontraster . I Powerpoint finns verktyg för att bestämma färgkoder. För byta färg eller kontrollera RGB- eller HEX-koden för en färg i ett typsnitt eller element kan du gå till teckenfärg och välja Fler färger och därefter välja Valfri i dialogrutan. Med färgkoderna kan du beräkna kontrastförhållandet för två olika färger, till exempel med verktyget WebAIM Contrast Checker (på engelska). På exempelbilden ger den ljusblå #B9CDE5 på en vit bakgrund ett kontrastförhållande på 1,62:1, som är alldeles för litet. Lättast är det att föredra hög kontrast enligt eget omdöme, till exempel svart eller mörkgrå text på en ljus bakgrund. Om du lägger text ovanpå en bild bör du välja en enfärgad eller dämpat färgad bild, eller skapa en separat bakgrundsfärg för texten. En text som ligger ovanpå en bild är svår att läsa. En tillräckligt stor teckenstorlek hjälper läsaren. Storleken beror på mängden text och bildens innehåll, men allmänt taget är det bäst att använda en så stor teckenstorlek som möjligt. Storlek 32 är en bra grundstorlek. Om bilden ska innehålla mycket information bör du överväga att dela upp texten på fler bilder eller förkorta texten. Kontrollera läsriktning Om det finns flera element på en bild (t.ex. bilder, text och bildtexter) eller om bilden åskådliggör t.ex. orsakssamband, är det bäst att kontrollera i vilken ordning elementen läses och korrigera saken vid behov. Läsriktningen är den ordning i vilken en person läser elementen till exempel med hjälp av ett skärmläsarprogram. Även i en konverterad pdf-fil kommer kodningen av elementen att stämma överens med läsriktningen. Läsriktningen kan kontrolleras med hjälp av verktygen i Kontrollera tillgänglighet som finns i Granska-menyn. I Läsriktning listas elementen i en bild så att det elementet som läses först kommer överst. Rubrikfältet borde i allmänhet finnas på det här stället. Om du använder den äldre versionen PowerPoint 2016 eller dess föregångare, som inte har några mångsidiga verktyg för att kontrollera tillgängligheten, kan du granska läsriktningen i Markeringsfönstret. Markeringsfönstret: element och läsriktning I Powerpoint läses elementen i en bild alltid i en viss ordning, så som beskrivs ovan. Dessutom kan elementen delvis överlappa varandra, till exempel kan en bildtext finnas ovanpå en bild, och två bilder kan delvis överlappa varandra av stilistiska skäl. Då kan man tala om ordningsföljder. Kontrollera ordningsföljden i Markeringsfönstret, som du hittar i Startvyn i menyn Ordna. De överlappande elementen och den ordning som de läses i är omvända sinsemellan. I Markeringsfönstret kan du kontrollera både överlappningen och läsriktningen. I den här vyn är markeringsordningen för elementen uppifrån ner, medan läsriktningen är nerifrån upp. Kontrollera tillgänglighet Kom ihåg att kontrollera tillgängligheten för din Powerpoint-presentation. Programmet hjälper dig göra det här med funktionen Kontrollera tillgänglighet. I PowerPoint 365 och 2019 kontrollerar du tillgängligheten genom att välja Granska och Kontrollera tillgänglighet. En meny öppnas för olika tillgänglighetsinställningar. Den översta, Kontrollera tillgänglighet, använder du för att kontrollera hela dokumentet och skapa en rapport till höger på skärmen. Med nästa, Alternativtext, kan du skapa en alternativtext för en bild och granska alternativtexterna för alla bilder. i Läsriktingsfönstret ser du i vilken ordning de bilder läses som innehåller flera element. I Alternativ: hjälpmedel kan du ändra inställningar som gäller användarvänlighet och tillgänglighet, till exempel aktivera eller avaktivera generering av automatiska alternativtexter. I äldre programversioner, till exempel i PowerPoint 2016, hittar du verktyget såhär: Välj Arkiv och Info och öppna Kontrollera fel, där du hittar Kontrollera tillgänglighet. Funktionen ger information och anvisningar om hur du kan lösa de identifierade problemen. Vanliga problem som identifieras i Kontrollera tillgänglighet Problemen analyseras på olika nivåer vid kontrollen. I rapporten anges de antingen som fel, varningar eller tips. Felen orsakar mycket sannolikt tillgänglighetsproblem och därför bör de korrigeras. Varningarna och tipsen bör alltid granskas och åtgärder övervägas. Under Intelligenta tjänster visar funktionen dessutom om filen till exempel innehåller automatiskt genererade alternativtexter. Vanliga fel: Saknar beskriving av objekt. Bilden saknar alternativtext och den har inte markerats som dekorativ. Korrigera. Tabellrubrik saknas. En tabell ska vanligtvis ha en rubrikrad överst som hjälper läsaren att förstå tabellen. Ange rubrikrad. Bildrubrik. Varje bild ska ha en titel så att det blir lättare att bläddra i dokumentet. Lägg till titlar eller konvertera lämplig text till en titel. Vanliga varningar: Tabellen innehåller sammanfogade eller delade celler. Personer som använder skärmläsarprogram kan ha svårt att förstå eller navigera i en tabell som innehåller sammanfogade eller delade celler. I pdf-format kräver sådana tabeller vanligtvis korrigering i efterhand. Överväg att förenkla tabellen. Kontrollera läsordning. Programmet identifierar de bilder som innehåller mer än två element och ber dig kontrollera i vilken ordning de ska läsas. Elementen i en bild borde kunna läsas i en logisk ordning som motsvarar deras visuella layout. Om ordningen är korrekt kan du ignorera varningen. Kom också ihåg att genomföra en manuell kontroll Kontrollera tillgänglighet är ett behändigt verktyg som alltid bör användas. Alla problem går ändå inte att identifiera med verktyget. Det kan till exempel inte bedöma textens kvalitet och därför bör du kontrollera följande saker själv: Låter bildernas alternativtexter vettiga? Är kontrasten mellan text och bakgrund eller element tillräcklig? (Om du har använt färger eller placerat text över en bild) Har du kommit ihåg att ge presentationen en titel och ett tydligt filnamn? Spara som pdf Powerpoint-presentationer kan också delas i pdf-format. När filen exporteras till pdf på rätt sätt blir en tillgänglig Powerpoint-presentation vanligtvis en någorlunda tillgänglig pdf. Med andra ord överförs presentationens tillgänglighetsfunktioner också till pdf-formatet. Tyvärr är konverteringen inte helt perfekt, och ibland kräver pdf-filerna från Powerpoint efterbehandling. Gör så här för att skapa en pdf från Powerpoint: Gå till Arkiv. Välj Exportera >Skapa PDF- /XPS-dokument. Välj Alternativ innan du publicerar filen. Kontrollera att Dokumentegenskaper och Visa taggar för dokumentstruktur är valda. Om inte, välj dem. Publicera pdf:en. Du kan också göra en pdf-konvertering med Spara som. Då väljer du PDF (*.pdf) som filformat i rullgardinsmenyn. Välj sedan Fler alternativ för att välja lämpliga inställningar innan du sparar. Om du använder Adobe-program kan du också använda funktionen Spara som Adobe PDF i Microsoft-program. Inställningarna i den är litet annorlunda, men kan också användas. Öppna Options innan du sparar i Adobes funktion och kontrollera att Convert document information och Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF är valda.